Направление сотрудника в командировку (не важно - заграничную или по России) должно быть надлежащим образом оформлено и отражено в бухгалтерском учете предприятия.
Документы, необходимые для отчетности:
- издание приказа по установленной форме;
- выдача командировочного удостоверения;
- служебное задание, в котором излагаются цели служебной поездки, а также прикладывается отчет, согласно установленным формам.
Формы документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
В командировочном удостоверении отмечается время прибытия и убытия из места командировки.
Если при загранкомандировке отсутствует командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия и выбытия, то в этом случае факт пребывания сотрудника в зарубежной деловой поездке подтверждают отметкой пограничных служб в загранпаспорте, авиа или ж/д билетами, посадочными талонами (при наличии), счетами из гостиницы.
Подотчетные суммы
Перед направлением в служебную командировку работнику предприятие выдает аванс на связанные с командировочной мисией расходы. К подотчетному авансу также относится передача оплаченных билетов на проезд, документы на проживание в гостинице.
Работнику, направляемому в загранкомандировку, выдаются под отчет не только рубли, но иностранная валюта, чеки. Возможен также перевод валюты на счет в страну пребывания. Возвратившись из командировки, работник должен составить авансовый отчет, приложив документы, подтверждающие командировочные расходы.
Бухгалтерия организации проверяет авансовый отчет, целесообразность трат, а также приложенные к отчету документы. После этого руководитель организации его утверждает, и отчет принимается к бухгалтерскому и управленческому учету.
Сроки нахождения в командировке
Срок нахождения в командировке исчисляется со дня выезда в командировку по день приезда на место постоянной работы. В течении всего времени нахождения в командировке в табеле учета рабочего времени проставляется буква «К» или цифровой код «06». За каждый день нахождения в командировке работнику причитаются суточные и оплата труда из расчета среднего заработка. Порядок расчета среднего заработка закреплен в ст. 139 ТК РФ и в Постановлении Правительства от 11.04.2003 N 213.
Денежные компенсации
Трудовым кодексом РФ установлены гарантии для работников, направляемых в командировки:
Во-первых, к гарантиям относится сохранение рабочего места и оплаты труда из расчета среднего заработка. До момента возвращения из командировки сотрудник не может быть уволен или сокращен.
Вторым гарантированным пунктом является возмещение понесенных расходов, связанных с исполнением командировочной миссии. В них включены:
- расходы на проезд;
- расходы за найм жилого помещения;
- суточные;
- иные расходы, понесенные с разрешения работодателя.
Порядок возмещения и размер командировочных расходов, закрепляется в коллективном договоре или ином локальном акте организации.
Для бюджетных организаций размер возмещения командировочных расходов закреплен законодательно. В коммерческих организациях, размер возмещения расходов за на наем жилья, проезд, суточные может составлять любую сумму, установленную в коллективным договоре.
Транспортные расходы
Расходы на проезд возмещаются работнику в размере стоимости проезда, в том числе страховые платежи и расходы на пользование общественным транспортом. Исключением являеется только перемещение на такси. Для бюджетных организаций расходы на проезд устанавливает и регламентирует Постановление Правительства РФ N 729 от 02.10.2002.
Расходы на наем жилья
Работнику, направленному в командировку, возмещаются расходы на оплату проживания в гостинице и других услуг, оказываемых в них. К этим расходам, в частности, относится плата за питание, уборку, бронирование номера, если указанные услуги не включены в общий счет.
Если работник не представит документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то ему возмещаются расходы не свыше 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в России и не свыше 2500 руб. за день пребывания в командировке за рубежом.
Суточные выплаты
Размер суточных для бюджетников находящихся в командировке на территории России составляет 100 руб. Если работник по окончании рабочего дня решит, остается в месте командировки, то расходы по найму жилья ему возмещаются лишь в случае предоставления документов о найме жилья. Размер возмещения расходов связанных с наймом жилья во время служебной командировки определяется коллективным договором или иным локальным актом организации.
|
